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Cinco anos após criação da Lei do Governo Digital, papel ainda domina a gestão municipal
Mesmo com avanço de sistemas digitais, 86% das prefeituras brasileiras ainda utilizam papel em parte relevante de seus processos, aponta estudo realizado pela Softplan
Os dados são do Panorama da Gestão Pública Municipal, estudo da Softplan, realizado por meio da 1Doc, com 1.290 servidores de 334 municípios em 22 estados. A pesquisa aponta o nível de maturidade digital das administrações municipais e mostra como práticas analógicas ainda comprometem a eficiência do serviço público.
Segundo o levantamento, a digitalização avançou primeiro nas áreas estruturais da gestão pública. 60% das prefeituras já digitalizaram a gestão de documentos e processos, 52% aplicam nas licitações e compras públicas e 49% oferecem atendimento ao cidadão em canais digitais. Serviços como assinatura eletrônica de contratos (51%) e solicitação de serviços (60%) também aparecem entre os mais digitalizados. Esses números refletem o impacto direto de marcos legais recentes, como a regulamentação da digitalização de documentos com validade jurídica, além da Lei do Governo Digital, que incentivaram a substituição do papel e a interoperabilidade entre sistemas. Para o CEO da Softplan, Márcio Santana, os dados indicam uma mudança estrutural em curso. “A digitalização deixou de ser um projeto isolado de tecnologia e passou a ser um componente estratégico da gestão pública. O que vemos é que, onde os processos são digitais, a administração se torna mais previsível, mais transparente e mais eficiente”, afirma.
Menos digitalização, mais problemas no dia a dia O estudo mostra uma relação direta entre nível de digitalização e eficiência administrativa. Prefeituras com maior maturidade digital relatam, em média, 2,32 desafios operacionais em seu dia a dia, enquanto municípios com digitalização intermediária enfrentam 3,29 desafios, considerando a quantidade de problemas apontados em lista de múltipla escolha.
Entre os principais entraves apontados pelos servidores estão:
Embora dados indiquem correlação, e não causalidade direta, o padrão é consistente: municípios mais digitalizados enfrentam menos problemas de integração e lentidão administrativa. “A tecnologia por si só não resolve tudo, mas ela cria as condições para que a gestão funcione melhor. Quando os dados fluem e os processos são integrados, os gargalos ficam visíveis — e isso é essencial para tomar decisões melhores”, analisa Santana.
Domínio do papel O uso do papel permanece como um dos principais símbolos da lentidão administrativa. Apenas 14% das prefeituras afirmam operar de forma praticamente 100% digital e 49% ainda utilizam papel em poucos setores. E uso intenso em muitos setores está em 37% dos governos municipais. Os impactos são mensuráveis. Prefeituras com uso excessivo de papel enfrentam 22,4 pontos percentuais a mais de problemas com processos morosos, 58% de dificuldades na gestão documental e 52% de problemas de integração entre áreas.
A dependência do papel é mais acentuada na região Norte, onde apenas 6% dos municípios afirmam não ter uso excessivo de documentos físicos.
Mais digitalização, mais recursos para políticas públicas Outro achado relevante diz respeito ao orçamento. Prefeituras mais digitalizadas tendem a investir menos em tecnologia administrativa e a direcionar mais recursos para áreas finalísticas. O estudo mostra que, nesses municípios, há aumento proporcional de investimentos em educação, obras e infraestrutura e saúde.
Atendimento ao cidadão O atendimento ao cidadão aparece como uma das maiores prioridades da gestão municipal para 2026, mas também como uma das áreas mais difíceis de digitalizar. A satisfação média percebida pelos servidores é de 3,72 em uma escala de 1 a 5. O atendimento presencial ainda predomina (73%), seguido por portais digitais (60%), telefone (56%) e WhatsApp (50%). O desafio, segundo os respondentes, não está na falta de canais, mas na integração entre eles, o que impacta agilidade, padronização e experiência do cidadão.
Inteligência artificial começa a ganhar espaço Apesar do debate crescente sobre IA no setor público, apenas 26% das prefeituras já utilizam soluções baseadas em inteligência artificial. Outras 34% pretendem implementar em breve, enquanto 44% ainda não têm planos definidos. Entre os municípios que já utilizam IA, as aplicações mais comuns são na gestão documental e análise de processos (26%), no atendimento ao cidadão (23%) e na comunicação institucional (21%).
Transição O panorama traçado pela pesquisa é claro: a gestão pública municipal brasileira está em transição. A digitalização avança, a inteligência artificial começa a sair do discurso e o foco no cidadão se intensifica. Ao mesmo tempo, práticas analógicas, como o uso excessivo de papel e a fragmentação administrativa, ainda impõem limites à eficiência do Estado.
“O futuro da gestão pública não será definido apenas por novas tecnologias, mas pela capacidade de transformar processos, integrar pessoas e abandonar modelos que já não respondem às necessidades da sociedade”, conclui Santana.
O estudo completo está disponível no site da Softplan (link)
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